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Beispiel eines QM-Handbuches mit graphischen Prozeßabläufen

Im Dezember 2000 wurde im Bereich Qualitätsmanagement die neue DIN EN ISO 9001:2000 als Ersatz für die bisherigen Normen DIN EN ISO 9001 / 9002 und 9003 eingeführt.

Aufgrund der Prozeßorientierung der DIN EN ISO 9001:2000 ist eine Gestaltung des Qualitätsmanagement Handbuches in Form von graphischen Prozeßabläufen, insbesonders für klein- und mittelständige Unternehmen, besonders geeignet.

Durch die Verwendung von graphischen Prozeßabläufen können die wichtigsten Prozesse kurz und prägnant dargestellt werden.

Keine ellenlange Texte mehr, bei denen der Leser am Ende nicht mehr weiß was am Anfang stand, sondern übersichtliche Ablaufdiagramme, die jeder Mitarbeiter auf Anhieb versteht.

Ein QM-Handbuch, in welchem die Prozesse graphisch dargestellt sind, kann sowohl als reine Datei auf einem PC oder PC-Netzwerk, als auch als Mischform PC/Papier, eingesetzt werden.

Um ein solches System auf dem PC zu installieren, ist lediglich MS-Excel als Software-Voraussetzung notwendig.
Innerhalb der PC-Datei sind die einzelnen Prozeßabläufe über die Startseite, und mitgeltende Prozesse,Dokumente und Formulare innerhalb der Prozeßabläufe, mittels Hyperlink miteinander verknüpft. Eine Berücksichtigung bzw. das Auffinden von mitgeltenden Unterlagen ist somit optimal gegeben.

Bei der Verwendung in Papierform ist durch die Auflistung und der eindeutigen Kennzeichnung der mitgeltenden Unterlagen ebenfalls eine gute Zuordnung und Auffindbarkeit vorhanden.

Nachfolgend sind einige Elemente eines graphisch gestalteten QM-Handbuches exemplarisch angeführt.
Anhand dieses Beispieles soll lediglich der Aufbau und die Möglichkeiten eines graphischen Prozeßablaufes, stellvertretend für alle Branchen, dargestellt werden.
Da jedes Unternehmen seine eigenständige Organisationsstruktur besitzt, sind die einzelnen Prozeßabläufe dem entsprechenden Unternehmen anzupassen.

Beispiel eines QM-Handbuches mit graphischen Prozeßabläufen

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Startseite (Qualitätsplan)

Die Startseite dient innerhalb des QM-Handbuches als Gliederungs- und Orientierungsseite. Die Prozeßabläufe können hierin chronologisch geordnet leicht gefunden und bei Bedarf mittels Button sofort aufgerufen werden.

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Graphischer Prozeßablauf für die „Reklamation des Auftraggebers"

In der feststehenden obersten Zeile sind die Funktionsstellen, die grundlegenden Tätigkeiten (prüfen, kennzeichnen.....usw.) und die mitgeltenden Dokumente (Dokumente, Gesetze, eingesetzte Formulare) angeführt.

Im darunter, in den entsprechenden Spalten, angeordneten Prozeßablauf wird anhand des Beispieles das Zusammenspiel der Tätigkeiten der unterschiedlichsten Mitarbeiter (Schnittstellen) und der Beachtung verschiedenster Dokumenten und Vorgaben deutlich. Bei zu treffenden Entscheidungen wird sowohl der „i.O." als auch der „nicht i.O." Ablauf beschrieben und vorgegeben.

Bei aufgetretenen Fehlern erfolgt innerhalb der Abläufe eine direkte Weiterleitung auf die Erfassungsseite „QM-Ziele" und dem Formular „Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen". Des weiteren sind diese Stellen mit den entsprechenden roten Dreiecken (Nummer des betroffenen Qualitätszieles) gekennzeichnet.

Schon bei der Erstellung dieser graphischen Abläufe werden Schwachstellen im Prozeßablauf schnell deutlich.

In der Praxis ist für jedem Mitarbeiter mittels der graphischen Abläufe leicht erkennbar, welche Tätigkeiten unter Berücksichtigung welcher Dokumente, von ihm auszuführen sind.

Mögliche Prozeßänderungen, zur Vermeidung von Fehlern oder zur Optimierung der Prozesse, lassen sich viel schneller und wirkungsvoller anhand der vohandenen graphischen Darstellung des bisherigen Prozesses durchführen.

Wichtige Prozeßeinflüsse, welche ab und zu in der Hektik des Tagesgeschäftes vergessen werden, sind in den Prozeßabläufen eingearbeitet und werden daher eher berücksichtigt.

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Erfassungsseite „QM-Ziele"

Fehler geschehen täglich, obwohl eine absolute Vermeidung angestrebt wird. Um die Häufigkeit von wiederkehrenden Fehlern über längere Zeiträume (1/2 jährlich oder jährlich) beurteilen zu können werden in den QM-Zielen den einzelnen Fehlern eine für diesen Zeitraum angestrebte Anzahl zugeordnet.

Jedes Mal, wenn der entsprechende Fehler aufgetreten ist, wird der Prozeß „QM-Ziele" ausgelöst und beim entsprechenden Fehler-Trend aufaddiert.

Durch die direkte Gegenüberstellung der tatsächlichen zu der maximal angestrebten Häufigkeit des entsprechenden Fehlers kann eine schnelle Ermittlung der aktuellen Qualitätslage und eine Beurteilung der eingeleiteten Maßnahmen durchgeführt werden. Zur Verdeutlichung werden zusätzlich die reinen Zahlenwerten noch in einem Diagramm graphisch dargestellt.

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Formular „Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen"

Parallel zu der Seite „QM-Ziele" ist bei einem aufgetretenen Fehler das Formular „Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen" zu aktivieren.

Innerhalb dieses Formulars wird der aufgetretene Fehler in Kurzform beschrieben, um bei späteren Auswertungen exaktere Angaben über die einzelnen aufgetretenen Fehler zu besitzen. Nur durch exakte Beschreibung der aufgetretenen Fehler können geeignete Abstellmaßnahmen eingeleitet und nach deren Einleitung die Wirksamkeit dieser Maßnahmen beurteilt werden.